Uzmanından şirketlere çevik dönüşüm tavsiyeleri

İnovotif Yönetim Danışmanı Demet Demirer, kriz zamanlarında eleman çıkaran şirketlere çevik dönüşüm yapmalarını tavsiye etti. Kadroyu küçültmenin semptomları azaltmak için ağrı kesici almaya benzediğini ve çevik dönüşüm yolunda önlemler alınmazsa ağrının şiddetlenerek geri gelebileceğini belirten Demirer, “Artık tüm dünyada işletmeler, geleneksel yönetim anlayışlarını bir kenara bırakarak, çevik organizasyonlara dönüşüyorlar.  Şeffaflık ve güvenin hakim olduğu, farklı departmanların bir arada çalıştığı otonom ekipler, şirketlere maksimum verimliliği sağlıyor” dedi.

İnovatif Yönetim Danışmanı Demet Demirer, kriz zamanlarında şirketlerin çoğunlukla yaptıkları hatalara dikkat çekerek, bilimsel olarak yararı ispatlanmış çevik dönüşümle ilgili bazı tavsiyelerde bulundu. Kriz zamanlarında küçülerek pazarın dengeye kavuşmasını beklemek yerine düşünce yapısı ve iş yapış şeklini değiştirmek gerektiğini belirten Demirer, “Şirketlerin değişken dünyada iş geliştirme ve proje yönetme kabiliyetlerini geliştirmeleri gerekiyor. Taahhütlerindeki işi yaparken değişime, pazara ve müşteri taleplerine uyum gösteren işletmeler kazanıyor. 2000’li yıllardan beri yazılım sektörü ve STARTUP girişimcileri, kısıtlı kaynaklarla pazara en uygun ürünü en hızlı şekilde; talep doymadan veya ortadan kalkmadan geliştirme konusunda büyük ilerleme kaydettiler.  Çevik (AGILE) yönetim tarzları bu sektör çalışanlarının günlük yaşam biçimi haline geldi. Bu gösteriyor ki yazılım sektörünün son dönemde açık ara büyümesi tesadüf değil.  Çevikliğin yazılım sektörüne özgü bir kavram olduğunu düşünmek hata olur.  Çeviklikle kazanan yazılım dünyasından öğrenecek çok şey var” dedi.

İşletmede uçtan uca değişim

“Çeviklik bir işletmede uçtan uca bir yönetim tarzı, modern felsefenin kurucusu kabul edilen Descartes’ın bilgi kuramında bile izlerini bulabildiğimiz, sanayi devriminden sonra endüstri sosyologlarının araştırma sonuçlarındaki tespitlerle doğruluğu ispatlanmış çalışma modellerini barındıran çevik yaklaşımlar yeni nesil çalışma ortamları için de kaçınılmaz.  Müşteri, işveren ve çalışan üçgeninde her adımda daha mutlu olmayı vadeden bir yaklaşım.  Her gün bir adım daha iyiye bir adım daha ileriye gidecek şekilde organize olmayı tarif ediyor. Kurumsal çeviklik, önce zihinde başlayan ve üst yönetim desteği altında takımların inanarak gelişmesi ile kazanılan bir yetenek.  Her sabah farklı koşullara uyandığımız değişken dünyada; işletmelerin hayatta kalabilmek için ‘çevikleşmesi’ tek çare gibi görünüyor. Dünya genelinde çevik çatısı altında ciddi katma değer sağlayan farklı yaklaşımlar-metotlar var” diyen Demirer, küçülen organizasyonların nasıl çevik olup işlerin verimli bir şekilde üstesinden gelebilecekleriyle ilgili şu tavsiyelerde bulundu:

“Çevik yaklaşımlar burada sürekli gelişen yetkin ‘otonom takımları’ işaret ediyor.  ‘Çevik takımlar’a dönüşmenin iki temel öğesi var; birincisi düşünce yapısı ikincisi de iş yapış şekli ile ilgili.  Fark etmez birinden başlayabiliriz ama diğerini de eş zamanlı düşünmek gerek. Düşünce yapısını değiştirmek için emek vermek ve güven aşılamak gerekiyor.  Tabi önce üst yönetim inanacak ve güvenecek.  ‘Çevik takımlar’ derken ‘hemen gidip çalışanlarınıza takım eğitimleri aldırın ve her şeyin düzelmesini bekleyin’ demiyoruz.  Güven ortamında şeffaflığı artırın, insanlar işi bilmediklerinden veya kötü niyetli olduklarından değil iletişim eksikliğinden hata yapıyorlar ya da farkında olmadığınız kayıpları yaşıyorlar.

Çalışanları şeffaf olmaya, hataları cezalandırmak yerine hep beraber düzeltmeye teşvik etmek gerekiyor.  İş yapılıyorsa hata nasılsa yapılacak, burada karar vermeniz gereken hatadan haberiniz olsun mu, olmasın mı? Yapılan hatadan herkes faydalansın ders çıkarsın mı yoksa, hata yapan cezalandırılsın ve korku yayılsın ve daha sonraki hatalar halının altına mı süpürülsün?  Herkes birbirini suçlarken işin ucu kaçsın mı?

Otonom takım olmak adım adım ama en azından güven ve şeffaflığı artırmak için bir hamle yapabiliriz.  Takım işin ne durumda olduğunu bilmezse ne yapacağına karar veremez.

Düşünce yapımızda şeffaflık ve güvenden başladık peki iş yapış şeklimizde ivedilikle neleri değiştirmeliyiz?

Yaygın olarak uygulanan çevik yaklaşımların ortak noktaları:

• Müşteri taleplerinin ve tepkilerinin izlenerek ürün geliştirme süreçlerine kısa vadelerle dahil edilmesi
• Bütünsel bakış açısı ile tüm disiplinler bir arada tasarım ve üretim yapılması
• Yukardan inme uzun vadeli planlar yerine, takımın bir araya gelerek eldeki verilere dayanarak kısa vadelerle planlamayı kendinin yapması, işleri önem sırasına göre önceliklendirmesi
• Her adımın departman duvarları ardında yapılıp bir sonraki aşamaya geçilmesi yerine, süreç içinde sürekli iletişimle gidişat hakkında tüm paydaşların katkısı ile daha hızlı akışın sağlanması
• Takım üyelerinin bütün “acil” işlere bölünerek konsantrasyon dağınıklığı ile verimsiz olması yerine aynı anda daha az sayıda işi “tamamlayarak” ilerlemesi ve böylece toplam sürede daha fazla iş çıkarması
• Her planlama dönemi sonrası performansı inceleyerek, birbirini suçlamadan, bir sonraki dönem için iyileştirme kararları alması ve iş yapış şeklini geliştirmesi bu kararlar doğrultusunda iyileştirmesi.
• Gerekli işlere odaklanabilmek, daha üretken olabilmek ve gerçek sorunu görebilmek için tüm süreçlerde yalınlaşması

Görülüyor ki değişken şartlara hızlı adapte olarak başarılı olmanın sırrı düşünen ve gelişen çevik organizasyonlara dönüşmek.  KOBİLER, İnşaat Sektörü, Turizm veya herhangi bir sektör, ister %100 robotlarla çalışsın ister emek yoğun olsun; ürün geliştirme aşamasından teslim aşamasına kadar düşünen ve gelişen “çevik takımlara” dönüştüğünde bütün bu pazar değişimine adapte olmak daha kolay olacak.”